Accréditation des entrepreneurs partenaires

Chers partenaires,

Cette section présente des informations sur l’inscription des représentants de votre entreprise partenaire (collaborateurs, véhicules et chauffeurs) qui travaillent dans la Zone de négociations de votre société pendant la période des travaux de montage et démontage ainsi que pendant le déroulement du Forum.

Informations sur les modalités d’accréditation

L’accréditation pour la période du montage et du démontage est nécessaire pour les collaborateurs, chauffeurs et véhicules des sociétés sous-traitantes qui ont besoin de se trouver sur le territoire du Forum économique Russie-Afrique 2019 du 5 septembre 2019 0h00 au 20 octobre 2019 9h00 et du 25 octobre 2019 18h00 au 18 novembre 2019 23h00.

L’accréditation pour la période du Forum est nécessaire pour les collaborateurs, chauffeurs et véhicules des sociétés sous-traitantes qui ont besoin de se trouver sur le territoire du Forum économique Russie-Afrique 2019 du 20 octobre 2019 09h00 au 25 octobre 2019 18h00.

Nous attirons votre attention sur le fait que le collaborateur, chauffeur ou véhicule accrédité pour la durée du Forum n’a pas besoin d’une accréditation spécifique pour la période de montage et de démontage.

Pour faire accréditer les collaborateurs, véhicules et chauffeurs des sociétés sous-traitantes veuillez:

1. Fournir une lettre officielle indiquant votre sélection du sous-traitant.

2. Valider avec le Fonds Roscongress les quotas de collaborateurs (nombre de collaborateurs pouvant se trouver sur le territoire du Forum pendant son déroulement ainsi que pendant la période de montage et de démontage).

3. Remplir la carte d’entreprise, en y faisant apposer la signature du dirigeant et le tampon de la société.

   Envoyer la version en format Excel (carte d’entreprise) et la version scannée à l’adresse électronique de votre référent le 3 septembre 2019 au plus tard.

4. Recevoir par messagerie électronique du responsable du service d’accréditation du personnel technique et des véhicules l’identifiant (login) et du mot de passe pour entrer dans le Compte personnel.

5. Entrer dans le Compte personnel sur le site officiel du Forum https://summitafrica.ru/ en utilisant l’identifiant et le mot de passe.

6. Remplir le formulaire pour les collaborateurs conformément au modèle indiqué (pour chaque période le nombre de formulaires à remplir correspond aux quotas validés).

   Dans chaque formulaire indiquer obligatoirement la période pour laquelle est demandée l’accréditation :

   • Pour la période de montage et de démontage ;
   • Pour la période de montage et de démontage et le déroulement du Forum.

7. Si nécessaire faire accréditer les véhicules et les chauffeurs pour la période de montage et de démontage en remplissant le formulaire spécifique.

   Attention : si le chauffeur est inscrit dans la demande d’accréditation comme collaborateur, il n’est pas nécessaire de l’inscrire à nouveau dans la demande d’accréditation des chauffeurs, il suffit de choisir ce chauffeur dans la liste des collaborateurs inscrits.

   Pour le dépôt de demande d’accréditation des chauffeurs et véhicules pour la période de montage et de démontage les véhicules et les chauffeurs ne sont pas liés les uns aux autres.

   Nous attirons votre attention sur le fait que les remorques font l’objet de demandes d’accréditation distinctes.

8. Charger les photographies des collaborateurs et des chauffeurs. Les photographies destinées aux badges sont nécessaires uniquement pour les collaborateurs et les chauffeurs qui ont besoin de se trouver sur le territoire du Forum pendant son déroulement.

   Les photographies doivent correspondre aux critères suivants :

   • dimensions : 480x640 pixels ;
   • en couleur sur fond blanc, type « pièce d’identité » ;
   • résolution 300 dpi (qualité de la photographie) ;
   • visage vu de face, tête nue ;
   • le visage doit occuper au moins 70% de la surface de la photographie.

   Les photographies ne sont pas nécessaires pour les laissez-passer temporaires (pour la période de montage et de démontage).

Os pedidos de acreditação de empregados, motoristas e veículos são aceites de 19 de agosto de 2019 a 20 de setembro de 2019.

La modification des données :

• des collaborateurs ou de leur nombre dans le cadre du quota;
• des véhicules ;
• des chauffeurs

s’effectue directement par le représentant de la société sous-traitante compte tenu de ce qui suit :

• il n’est pas possible de modifer les données des collaborateurs, chauffeurs et véhicules depuis le Compte personnel après leur sauvegarde;
• les modifications se font en envoyant une demande de modification des données au responsable du service d’accréditation du personnel technique et des véhicules ;
• en cas de remplacement d’un collaborateur, chauffeur ou véhicule par un autre il est nécessaire de commencer par supprimer leur inscription puis de la remplacer par de nouvelles données ;
• après la remise du badge, du laissez-passer de véhicule ou du laissez-passer temporaire il n’est pas possible de supprimer les données d’un nouveau collaborateur, chauffeur ou véhicule ;
• le remplacement ou la suppression des données d’un collaborateur, chauffeur ou véhicule, même si ce dernier s’est vu refuser l’accréditation au cours de la procédure de vérification, s’effectue par le responsable du service d’accréditation du personnel technique et des véhicules.

Pour obtenir un badge ou un laissez-passer par procuration il est nécessaire de :

• imprimer la procuration et la liste des collaborateurs devant obtenir leur badge pour la durée du Forum (la liste ne comprend que les collaborateurs de l’entreprise qui ont déjà fourni une photographie, ont passé la vérification mais n’ont pas encore reçu leur badge) ;
• imprimer la procuration et la liste des collaborateurs devant recevoir un laissez-passer temporaire pour la période du montage et du démontage (la liste ne comprend que les collaborateurs de l’entreprise ayant déjà passé la vérification mais n’ayant pas encore reçu leur laissez-passer temporaire) ;
• imprimer la procuration et la liste des chauffeurs devant recevoir un laissez-passer temporaire pour la période du montage et du démontage (la liste ne comprend que les chauffeurs de l’entreprise ayant déjà passé la vérification mais n’ayant pas encore reçu leur laissez-passer temporaire) ;
• imprimer la procuration et la liste des véhicules devant recevoir un laissez-passer temporaire pour la période du montage et du démontage (la liste ne comprend que les véhicules de l’entreprise ayant déjà passé la vérification mais pour lesquels le laissez-passer temporaire n’a pas encore été délivré).

À la remise des badges et des laissez-passer temporaires par procuration veuillez fournir une copie des passeports de tous les collaborateurs et chauffeurs attendant leur accréditation en conformité avec les listes jointes à la procuration.

Si au cours des vérifications des divergences sont constatées dans les données des passeports qui ont été saisies, la remise du badge et des laissez-passer temporaires ne sera possible qu’après saisie des modifications et nouveau traitement des informations fournies (3 jours ouvrables minimum).

La remise des badges et laissez-passer au représentant de l’entreprise est possible uniquement en groupe, elle s’effectue par procuration sur présentation du passeport du 3 septembre au 19 octobre 2019 dans les points d’accréditation du personnel technique, des chauffeurs et des véhicules après validation préalable de l’heure de remise avec le responsable du service d’accréditation du personnel technique et des véhicules.

La remise en personne des badges et laissez-passer des collaborateurs et chauffeurs n’est pas possible !

En cas d’erreur dans le badge ou le laissez-passer imprimé son remplacement se fait après dépôt d’une demande de modification des données personnelles

En cas de perte du badge ou du laissez-passer son remplacement se fait après dépôt d’une demande de remise de duplicata. La décision de délivrer un duplicata est prise au cas par cas par le directeur du service d’accréditation du personnel technique et des véhicules.

Pour toute question relative à l’accréditation des collaborateurs, chauffeurs et véhicules des entreprises, veuillez vous adresser au service d’accréditation du personnel technique et des véhicules par téléphone au +7 (812) 408 0013 de 10h00 à 18h00 et par voie électronique à l’adresse partners.accreditation@roscongress.org.