Аккредитация партнеров

Уважаемые партнеры!

Аккредитация представителей компаний – партнеров второго Саммита и Экономического и гуманитарного форума Россия – Африка по всем категориям (участники – пакеты «Участник» и «Гость»; персонал, водители, транспортные средства) начинается 1 апреля 2023 г. Просим обратить особое внимание на ключевые даты предоставления информации и правила работы с Личным кабинетом компании-партнера.

Информация о порядке аккредитации

Личный кабинет компании-партнера содержит следующую информацию:

• Участники – в данном разделе необходимо производить регистрацию представителей вашей компании – пакет «Участник» и пакет «Гость».
• ТС и водители участников – в данном разделе отображаются ТС и водители, зарегистрированные через Личный кабинет участника.
• Персонал – в данном разделе вы можете зарегистрировать стендистов и технический персонал от вашей компании.
• Подрядчики – информация о зарегистрированных представителях вашего подрядчика (в режиме просмотра).
• Материалы для размещения в СМИ – в данном разделе вы можете заполнить информацию о компании, загрузить материалы или ссылку на их скачивание для размещения на официальных ресурсах Форума.
• СМИ – информация о зарегистрированных представителях средств массовой информации от вашей компании.
• Полезная информация – в данном разделе вы можете ознакомиться с информацией о регламенте погрузо-разгрузочных работ и схемой движения грузового транспорта в зоне разгрузки на территории второго Саммита и Экономического и гуманитарного форума Россия – Африка, а также с требованиями к фотографиям на аккредитационный бедж.

Аккредитацию на период Форума проходят те сотрудники, водители и транспортные средства организаций-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения второго Саммита и Экономического и гуманитарного форума Россия – Африка (далее – Форум) с 08:00 24 июля 2023 г. до 08:00 29 июля 2023 г. 

Аккредитацию на период монтажных/демонтажных работ проходят те сотрудники, водители и транспортные средства организаций-партнеров, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории подготовки и проведения Форума в период ранних монтажных работ с 00:01 24 июня 2023 г. до 07:59 26 июня 2023 г., а также в период монтажных и демонтажных работ с 08:00 26 июня 2023 г. до 08:00 24 июля 2023 г. и с 08:00 29 июля 2023 г. до 23:59 3 августа 2023 г.

Обращаем ваше внимание на то, что стендисту, сотруднику, водителю и транспортному средству, аккредитованным на период проведения Форума, аккредитация на период монтажа/демонтажа не требуется.

Для аккредитации участников, персонала, водителей и транспортных средств (для нужд технического персонала) необходимо:

1. Заполнить карточку компании-партнера: информацию об организации, квоты на участников и на персонал по зонам на период Форума и на период монтажа/демонтажа (количество участников и персонала необходимо указывать согласно условиям партнерского договора); поставить печать и подписать у руководителя организации.
   

2. Подписанный документ в формате PDF или JPEG и в формате Excel направить на электронный адрес вашего персонального менеджера не позднее 15 мая 2023 г.

3. Получить по электронной почте от специалиста Фонда Росконгресс информационное письмо с индивидуальным именем пользователя (логин) и паролем для входа в Личный кабинет.

4. Используя свой логин и пароль, войти в Личный кабинет на официальном сайте Форума. 

5. В Личном кабинете:

   • заполнить регистрационные анкеты на участников;
   • заполнить регистрационные анкеты на стендистов, сотрудников, водителей и транспортные средства по указанной форме в соответствии с периодом аккредитации;
   • загрузить фотографии и скан-копии документов, удостоверяющих личность, всех участников/стендистов/сотрудников/водителей.

   При превышении установленных квот на количество участников от одной компании-партнера необходимо направить официальный запрос в Фонд Росконгресс.

   Организационный комитет вправе запросить у компании-партнера письменное обоснование количества стендистов и технического персонала.

6. Участники, работающие с профессиональной фото- и видеотехникой и имеющие соответствующую должность, должны быть аккредитованы в соответствии с правилами аккредитации представителей СМИ. Обращаем особое внимание, что пронос профессиональной фото- и видеотехники возможен только при соответствующей аккредитации.

   Фотографии должны соответствовать следующим требованиям:

   • размер фотографии 480х640 пиксел;
   • фотография должна быть цветная на белом фоне, тип «для документов»;
   • файл с расширением .jpg, .jpeg;
   • изображение должно быть анфас, без головного убора;
   • изображение лица должно занимать не менее 70% фотографии.

7. После утверждения участников Организационным комитетом зайти в Личный кабинет каждого участника и, если в этом есть необходимость, зарегистрировать водителей и транспортные средства.

8. Заранее представить в центр аккредитации оригинал подписанного согласия на обработку персональных данных от каждого сотрудника/водителя, если не были представлены ранее Фонду Росконгресс. Бланк также доступен для скачивания в Личном кабинете.

Прием заявок на аккредитацию стендистов, сотрудников, водителей и транспортных средств осуществляется до 1 июня 2023 г.

Изменения и дополнения к спискам согласовываются с руководителем направления Фонда Росконгресс и могут быть произведены до 5 июня 2023 г. Изменения и дополнения после 5 июня 2023 г. согласовываются только с руководителем проекта.

При работе в Личном кабинете важно учесть:

1.   Фотография на бедж и скан-копия документа, удостоверяющего личность, требуются всем участникам, стендистам, сотрудникам и водителям, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории подготовки и проведения Форума, и являются обязательным условием аккредитации.

Фотографии должны соответствовать следующим требованиям:

• размер фотографии – 480 × 640 пикселей;
• фотография должна быть цветная на белом фоне, тип «для документов»;
• расширение файла – JPG или JPEG;
• изображение должно быть анфас, без головного убора;
• изображение лица должно занимать не менее 70% фотографии.

Скан-копии документов, удостоверяющих личность, должны соответствовать следующим требованиям:

• содержат полную информацию о данных, указанных при регистрации: Ф. И. О., серия и номер документа, дата и место рождения, кем и когда выдан документ, фотография;
• скан-копии читаемы без затруднений.

2. Транспортные средства участников – пакет «Участник» (личные или арендованные) регистрируются только из Личного кабинета участника.

3. Бланк документа «Согласие на обработку персональных данных» также можно скачать в Личном кабинете в разделе «Получение аккредитационного пакета».

4.   Если водитель зарегистрирован в заявке на аккредитацию как сотрудник, то вносить его повторно в список на аккредитацию водителей не нужно.

5. Если стендист/сотрудник/водитель / транспортное средство зарегистрированы в заявке на период Форума, то вносить их повторно в список на аккредитацию на период монтажа/демонтажа не нужно.

6. Заявка на аккредитацию прицепа подается отдельно.

7. После сохранения данных внесение любых изменений производится путем подачи заявки на изменение данных на адрес закрепленного специалиста.

8. В случае замены одного участника на другого необходимо отказаться от участия в Форуме в Личном кабинете участника и проинформировать контактное лицо по аккредитации участников о замене участника.

9. В случае замены одного стендиста/сотрудника/водителя / транспортного средства на другого (-ое) необходимо сначала удалить запись заменяемого стендиста/сотрудника/водителя / транспортного средства, а потом на ее место внести данные нового.

10. Замена или удаление участников/сотрудников/водителей / транспортных средств, которые получили беджи/пропуска, производится через специалиста отдела аккредитации, курирующего вашу организацию.

11. Обращаем ваше внимание, что отправка данных в обработку производится в соответствии с графиком проведения процедуры обработки, а также при наличии у участников/персонала загруженных по установленным требованиям в Личном кабинете фотографии на бедж и скан-копии документа, удостоверяющего личность. Проверка корректности загруженных документов и данных производится отделом аккредитации в течение 2 рабочих дней с даты подачи заявки.

Организатор Форума вправе без объяснения причин отклонить заявку на аккредитацию.

Получение аккредитационных документов

1. Для комфортного прохождения процедуры аккредитации участникам предоставляется возможность получить аккредитационный бедж в пунктах аккредитации на центральной площадке проведения Форума, а также в местах прибытия и размещения.

Обращаем ваше внимание, что срок обработки заявок составляет не менее 10 дней с даты регистрации. Выдача аккредитационных документов возможна только для заявок со статусом «Обработана».

2. Выдача беджей участников осуществляется лично или по доверенности третьему лицу.

Бедж можно получить лично при предъявлении:

• документа, удостоверяющего личность, данные которого указаны в Личном кабинете;
• оригинала согласия на обработку персональных данных.

Бедж участника или за группу участников может получить третье лицо по доверенности. 

Для получения беджа другого участника по доверенности доверенному лицу необходимо предъявить:

• свой паспорт;
• оригинал доверенности установленного образца;
• список участников, на которых доверенное лицо получает беджи (экземпляр доверенности и списка можно распечатать из Личного кабинета в разделе «Получение аккредитационного пакета»);
• копии паспортов участников, на которых доверенное лицо получает беджи (копии паспортов будут возвращены после выдачи беджей);
• оригиналы согласия на обработку персональных данных.

Доверенность недействительна без списка, копий паспортов и оригиналов согласия на обработку персональных данных всех аккредитуемых участников.

3. Выдача временных пропусков на период монтажа/демонтажа, беджей сотрудников, водителей и транспортных пропусков осуществляется одним аккредитационным пакетом (далее – АП).

Получение АП возможно в пункте аккредитации технического персонала, водителей и транспортных средств только после предварительного согласования даты и времени со специалистом отдела аккредитации, курирующим аккредитацию вашей организации. 

АП выдается ответственному лицу по предъявлении:

• паспорта,
• доверенности,
• списков к доверенности (экземпляр доверенности и списки можно распечатать из Личного кабинета в разделе «Получение аккредитационного пакета»).

В случае потери беджа/пропуска его замена производится после заполнения заявления на выдачу дубликата. Решение о выдаче дубликата принимается в индивидуальном порядке.

Получение беджей/пропусков сотрудниками/водителями лично не предусматривается!

График работы пунктов аккредитации участников

График работы центров аккредитации персонала

В случае возникновения вопросов по аккредитации участников и представителей СМИ, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации партнеров и представителей СМИ по электронной почте:partners.accreditation@roscongress.org.

В случае возникновения вопросов по аккредитации стендистов, сотрудников, водителей и транспортных средств организаций, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации по телефону: +7 (812) 930 0705 с 10:00 до 18:00.

В целях недопущения распространения новой коронавирусной инфекции Форум пройдет с соблюдением рекомендаций Всемирной организации здравоохранения (ВОЗ) и Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор).

Организаторы Форума разрабатывают меры профилактики COVID-19 в тесном сотрудничестве с Роспотребнадзором.

При соблюдении всех мер профилактики посещение Форума будет безопасным для всех.

Обращаем внимание, что доступ на площадку Форума возможен только при наличии аккредитационного беджа/пропуска, активированного отрицательным результатом ПЦР-тестирования на COVID-19, полученным в установленном порядке. Подробная информация о порядке проведения тестирования будет опубликована на сайте позже.

Следите за обновлениями на сайте Форума и информационными рассылками.