Аккредитация подрядчиков партнеров

Уважаемые партнеры!

В данном разделе размещена информация для регистрации представителей вашей компании-подрядчика (сотрудников, транспортных средств и водителей) на время проведения монтажных и демонтажных работ, а также на период проведения Форума, работающих в зоне делового общения вашей компании.

Информация о порядке аккредитации

Аккредитацию на период монтажа/демонтажа проходят те сотрудники, водители и транспортные средства подрядных организаций, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения Экономического форума Россия – Африка 2019 г. (далее – Форум) с 00:00 5 сентября 2019 г. до 09:00 20 октября 2019 г. и с 18:00 25 октября 2019 г. до 23:00 18 ноября 2019 г.

Аккредитацию на период Форума проходят сотрудники подрядных организаций, водители и транспортные средства, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории проведения Форума с 09:00 20 октября 2019 г. до 18:00 25 октября 2019 г.

Обращаем ваше внимание на то, что сотруднику, водителю, транспортному средству, аккредитованному на период проведения Форума, аккредитация на период монтажа/демонтажа не требуется.

Для аккредитации сотрудников, водителей и транспортных средств необходимо:

1. Предоставить официальное письмо о выборе застройщика;

2. Согласовать c Фондом Росконгресс квоты на сотрудников (количество сотрудников, которые могут находиться на территории проведения Форума в период проведения Форума, а также в период монтажа/демонтажа);

3. Заполнить карточку организации, поставить подпись руководителя организации и печать.

   Электронную версию в формате Excel (карточка организации) и отсканированную версию направить на адрес электронной почты вашего персонального менеджера не позднее 3 сентября 2019 г.

4. Получить по электронной почте от менеджера отдела аккредитации технического персонала и транспорта индивидуальное имя пользователя (логин) и пароль для входа в Личный кабинет.

5. На официальном сайте Форума summitafrica.ru, используя логин и пароль, войти в Личный кабинет.

6. Заполнить анкеты на сотрудников по указанной форме (по каждому периоду количество анкет, доступных для заполнения, соответствует согласованным квотам на сотрудников по периодам).

   В каждой анкете обязательно указывается, на какой период требуется аккредитация:

   • на период монтажа/демонтажа;
   • на период монтажа/демонтажа и на период Форума.

7. При необходимости аккредитовать транспортные средства и водителей на период монтажа/демонтажа заполнить анкеты на транспортные средства и водителей.

   Обращаем ваше внимание: если водитель зарегистрирован в заявке на аккредитацию как сотрудник, то вносить его повторно в список на аккредитацию водителей не нужно – необходимо выбрать данного водителя из списка зарегистрированных сотрудников.

   При подаче заявки на аккредитацию водителей / транспортных средств на период монтажа/демонтажа транспортные средства и водители не имеют взаимной привязки. Обращаем ваше внимание на то, что заявка на аккредитацию прицепа подается отдельно.

8. Загрузить фотографии сотрудников, водителей. Фотографии на бадж требуются только тем сотрудникам и водителям, которые в силу производственной необходимости будут находиться на территории в период Форума.

   Фотографии должны соответствовать следующим требованиям:

   • размер фотографии 480×640 пиксел;
   • фотография должна быть цветная на белом фоне, тип «для документов»;
   • разрешение 300 dpi (качество фотографии);
   • изображение должно быть анфас, без головного убора;
   • изображение лица должно занимать не менее 70% фотографии.

   Фотографии на временный пропуск (на период монтажа/демонтажа) не требуются.

Прием заявок на аккредитацию сотрудников, водителей и транспортных средств осуществляется с 19 августа 2019 г. по 20 сентября 2019 г.

Изменение данных:

• сотрудников или их состава в рамках квот;
• транспортных средств;
• водителей;

производится самостоятельно ответственным представителем подрядной организации с учетом того, что:

• после сохранения данных сотрудников/водителей/транспортных средств их редактирование из Личного кабинета становится невозможным;
• внесение любых изменений производится путем подачи заявки на изменение данных на адрес закрепленного менеджера отдела аккредитации технического персонала и транспорта;
• в случае замены одного сотрудника/водителя / транспортного средства на другого(-ое) необходимо сначала удалить запись заменяемого сотрудника/водителя / транспортного средства, а потом на ее место внести данные нового;
• после выдачи баджа / транспортного пропуска / временного пропуска самостоятельное удаление данных сотрудника/водителя / транспортного средства невозможно;
• замена или удаление таких сотрудников/водителей / транспортных средств, а также замена сотрудников/водителей / транспортных средств, которым было отказано в аккредитации по результатам проверки, производится через менеджера отдела аккредитации технического персонала и транспорта.

Для того, чтобы получить баджи/пропуска по доверенности, необходимо:

• распечатать доверенность и список сотрудников на получение баджей на период Форума (в список включаются только те сотрудники организации, у которых есть фотография, которые прошли проверку и еще не получили баджи);
• распечатать доверенность и список сотрудников на получение временных пропусков на период монтажа/демонтажа (в список включаются только те сотрудники организации, которые прошли проверку и которые еще не получили временные пропуска);
• распечатать доверенность и список водителей на получение временных пропусков на период монтажа/демонтажа (в список включаются только те водители организации, которые прошли проверку и которые еще не получили временные пропуска);
• распечатать доверенность и список транспортных средств на получение временных пропусков на транспортные средства на период монтажа/демонтажа (в список включаются только те транспортные средства организации, которые прошли проверку и на которые еще не получены временные пропуска).

При получении баджей и временных пропусков по доверенности необходимо предъявить копии паспортов всех сотрудников и водителей, ожидающих аккредитации, согласно спискам к доверенности.

Если при сверке будут обнаружены несоответствия внесенных данных паспортным, выдача баджа или временного пропуска будет возможна только после внесения изменений и повторной обработки предоставленной информации (не менее 3 рабочих дней).

Получение баджей/пропусков представителем организации возможно только пакетно. Получение баджей/пропусков осуществляется по доверенности с паспортом в срок с 3 сентября по 19 октября 2019 г. в пункте аккредитации технического персонала, водителей и транспортных средств после предварительного согласования времени получения с закрепленным менеджером отдела аккредитации технического персонала и транспорта.

Получение баджей/пропусков сотрудниками/водителями лично не предусматривается!

В случае наличия ошибки в напечатанном бадже/пропуске его замена производится после заполнения заявления на замену персонифицированных данных.

В случае потери баджа/пропуска его замена производится после заполнения заявления на выдачу дубликата. Решение о выдаче дубликата принимает руководитель отдела аккредитации технического персонала и транспорта в индивидуальном порядке.

В случае возникновения вопросов по аккредитации сотрудников, транспортных средств и водителей организаций, пожалуйста, обращайтесь в отдел аккредитации технического персонала и транспорта по телефону +7 (812) 408 0013 с 10:00 до 18:00 и по почте partners.accreditation@roscongress.org.